Cotización, proforma y factura: en qué se diferencian
Tres documentos que se confunden a diario. Para qué sirve cada uno y en qué momento de la venta se usa.
Los tres documentos hablan de precios, pero cumplen funciones distintas y se usan en momentos distintos de una venta.
Cotización
Es una oferta. Usted le dice a su cliente cuánto costaría un trabajo o un pedido, en qué condiciones y hasta qué fecha mantiene ese precio. No obliga a comprar y no es un comprobante de pago.
Proforma
En la práctica se usa casi como sinónimo de cotización. Suele llamarse así cuando la oferta ya tiene la forma de la factura que vendría después: los mismos ítems, cantidades y totales. Tampoco es un comprobante de pago.
Factura
Es el documento que respalda una venta ya realizada. En el Perú, la factura con valor tributario es un comprobante de pago electrónico que se emite a través de la SUNAT o de un sistema autorizado.
El orden habitual
- Envía la cotización o proforma.
- El cliente la acepta.
- Realiza el trabajo o entrega el pedido.
- Emite el comprobante de pago que corresponda y, si recibe un pago, entrega un recibo.
Si tiene dudas sobre qué comprobante le corresponde emitir, consulte con su contador: depende de su régimen tributario.