Qué debe llevar una cotización para que la aprueben

Su cliente todavía no vio su trabajo. Lo único que tiene para decidir es la cotización que usted le envió. Si está completa y ordenada, decide rápido. Si le faltan datos, la deja para después, y después casi nunca llega.

Las nueve partes de una cotización completa

1. Los datos de su negocio: nombre o razón social, RUC, dirección y un teléfono de contacto.
2. Los datos del cliente: a quién va dirigida, con su nombre o razón social completo.
3. Un número de cotización. Le permite a usted y a su cliente referirse a ella sin confusiones.
4. La fecha de emisión y hasta cuándo es válida. Sin vigencia, el precio queda abierto para siempre.
5. El detalle: cada producto o servicio en una línea, con cantidad, precio unitario e importe.
6. Los totales: subtotal, impuesto y total, bien separados.
7. La forma de pago: adelanto, saldo y medios que acepta.
8. El plazo de entrega o de ejecución.
9. Las condiciones que importan: garantía, qué incluye y qué no.

Tres errores que frenan la aprobación

• Un solo monto sin detalle. El cliente no sabe qué está pagando y pide que se lo expliquen por mensaje.
• No decir si el precio incluye el impuesto. Es la pregunta que más demora una respuesta.
• Enviarla como foto o en un archivo que se ve distinto en cada celular. Un PDF se ve igual en todos.

Que aceptar sea fácil

Una cotización completa responde las preguntas antes de que el cliente las haga. El último paso es que aceptarla no le cueste trabajo: un enlace que abre en el celular y un botón para decir que sí funcionan mejor que pedirle que responda un correo.